旅游信息

BSU/NTC在COVID-19期间的旅行:

2021年6月1日生效, 员工个人国内旅行请求的批准将返回总统或其指定人. 所有的旅行将继续遵守指导和当地的建议.

下面是当前的旅行请求 & 员工报销. 两者都是fillable.

 

形式:

旅行请求

学生旅行请求

员工费用的形式

打开费用表单-下载时,单击“用adobeacrobatdc打开”

有关更多旅行指南和链接,请访问题为“COVID-19旅行链接”的副页。


BSU / NTC旅行

本页旨在向您建议进行伯米吉州立大学和西北技术学院官方旅行的程序.

凤凰彩票棋牌希望回答有关明尼苏达州旅行规则的常见问题.

作为一名出差员工, 你必须意识到BSU/NTC试图为大多数人争取公平合理的补偿, 但不一定是所有的费用, 你在大学的公务旅行中会遇到什么.

另外,请注意BSU/NTC并不制定所有规则. 大多数规定必须通过集体谈判协议和立法程序来完成.

*请务必访问“美国国税局费用税收政策”部分,以确保您按时提交文件,以避税!*


在旅行之前

在教职员工旅行之前, 员工或学生旅行请求或学生旅行请求必须填写和批准. 请参阅下面的“路由”部分,以获得所需的批准.

这项请求应附有会议的文件, 会议, 或其他活动, 包括日期(e.g. 会议网页, 一封确认演示或表演的电子邮件, 或者是你将会见的人的描述, 你将参加什么活动). 没有这些信息,旅行申请不应被批准.

旅行后

一旦你的旅行结束, 最后的费用报告应提交与适用, 分项收入. 请参阅“员工费用报告”和“收据”部分。. 

如果你买了机票, 支付注册费, 或在旅行日期前60天以上发生与旅行有关的任何其他费用, 你必须在60天的截止日期之前提交你的已付收据和费用报告,以避免税务影响.  您将报销这些“旅行前”的费用,然后在旅行结束时,您将跟进剩下的费用.


跳转到:


汽车费用

教师、工作人员 & 当学生为BSU/NTC的目的旅行时,有几个选择的车辆.

下面的图表比较了所有交通工具的选择 & 可以回答你的一些问题吗.

汽车比较

 

伯米吉州车队车辆

位于代理350,敦促员工在可行的情况下使用该设施. 特别是在运送学生的时候.

如果你从来没有驾驶过北卡罗来纳大学的车辆,你将需要完成一个 车辆使用协议 form & 回到350分局,2号信箱. 当申请BSU车辆时,应填写旅行申请表格 & 寄往5号信箱的旅游局. 如果你没有被批准,你将不被允许驾驶北卡罗来纳大学的车辆.

*车辆使用协议应在出行前最少两周提交

如欲了解车辆供应情况,请联络 汽车服务

BSU车辆选项列表 & 费用可于 汽车服务 下面的页面.

汽车服务

个人交通工具

如果您选择使用您的个人车辆,您可以按以下列出的里程率报销. 每次出行,你都需要记录实际的里程表读数,以便申领里程. 如果你有本地的, BSU /过渡委员会工作, 除了往返地点之外的旅行, 你也会想要跟踪这些阅读材料. 还记得, 旅行里程(BSU或NTC与目的地之间的官方里程)和本地里程(到达目的地后完成目标的里程)必须在您的费用报告中分开. 一定要在费用报告中包括额外里程的描述. 如果没有细节,费用报告将根据里程数计算器进行修改(谷歌地图).

If you 是 traveling with students or other employees in your personal vehicle; you must provide a current certificate of insurance with coverage limits (attach to your 旅行请求) 被批准通过驾驶执照检查. 驾照检查是通过a 车辆使用协议 表格,这个应该退回罗珊·埃里克森的2号信箱.

*车辆使用协议应在出行前最少两周提交

 

2022年1月1日起生效:

没有国有车辆:58.每英里5美分(所有讨价还价单位)

可利用国有车辆:51辆.每英里5美分(所有讨价还价单位)

 

员工在白天没有到他/她的长期工作地点报到,或在到他/她的长期工作地点报到之前或之后打电话, 允许行驶里程为:

  • 由雇员居所至第一站或由其长期工作地点至第一站的里程中较少者;

  • 一天内因公务访问各点之间的所有里程;

  • 从最后一站到员工住所或从最后一站到他/她的永久工作地点的里程中较少者.

租赁车辆

在通过企业或国家租车之前,承租人必须获得驾驶许可. 为此,承租人应填写并将车辆使用协议表格交回第2栏.

车辆使用协议

以下车辆对比表提供了企业车辆的当前费率:

汽车比较

当地的租车代理公司是企业租车公司, . 该机构位于贝米吉机场. 为了租用,用户必须是一个批准的司机, 如果没有申请BSU的车辆,批准的旅行申请必须存档,并附上租车的说明以及使用租车的理由.

一旦被旅行办公室接收, 如果租赁者被批准, 员工租赁的批准日期将提供给企业或国家. 这是由出差的员工打电话和企业或国家的安排. 员工只能租用标准尺寸的车辆,较大的车辆需要事先获得额外的批准. 在租车办公室需要出示北京大学的身份证和有效的驾驶执照.

从企业公司租用的车辆直接向BSU收费, 煤气费需由员工亲自支付 & 在返回时通过员工费用报告报销. 过路费可以报销,但任何引用或其他费用不能报销.

*如果您选择从国家租赁,请注意,您将必须亲自支付 & 寻求补偿.

对于从州出发的租赁车辆: 该大学要求书面证明使用租用的汽车与. 在旅行之前,您需要在公共交通工具上,以及旅行请求表格的批准. 尽管租车的替代品并不像广告宣传的那么方便或吸引人, 凤凰彩票棋牌敦促您在批准或使用租车之前,要有良好的判断力和判断力. 如果您被批准出租到州外,企业是首选供应商. 请联系旅游办公室,以了解更多凤凰彩票州外租赁的细节.

为当地的租金: 商务办公室将向适当的租赁机构提交批准授权,包括租用汽车的教职员工或工作人员, 与批准的商务旅行日期, 一旦批准的旅行申请存档. 如果没有申请BSU的车辆,旅行申请必须附上使用租赁车辆的理由. 这个理由可以包括节省成本的细节,没有车辆,等等. 请在旅行和车辆申请表格上注明租用车辆. 凤凰彩票棋牌要强调的是,租赁代理将从商务办公室寻求这些授权.

非bsu /NTC员工或家属 允许乘坐由BSU/NTC资金支付的租车.  (见本节末尾引用的差旅管理程序5:19:3).

员工将不会报销以下任何费用:LDW-这是损失/碰撞损害豁免, PAI-personal意外保险, 或PEI/ pep -个人影响财产保护. 这被认为是个人费用.

事故

如果发生事故,出租人在事故发生时不得向出租人索要任何款项. 所有承租人应配合合同卖方完成事故报告并向有关部门提供任何信息. 如果你与北卡罗来纳大学的租赁车辆发生事故,也请通知旅行办公室.

授权的司机

授权的司机:
•政府雇员
承包商雇员或独立承包商, 如果授权驾驶一辆国家车辆被特别提到
•获得学院或大学管理部门许可的学生
•协助残疾员工的个人,如果该员工的主管批准
•帮助有残疾的学生的个人, 经学院或大学管理部门批准者

只有被授权的人才允许在州内驾驶车辆.  配偶或其他个人可以陪伴旅行者, 包括学生, 商务旅行,费用由旅行者承担.  然而, 个人的客人, 包括配偶, 不允许在国有企业旅行, 租来的, 或租赁车辆.
授权的人员包括:
•政府雇员
•其他参与国家相关项目的人员
•志愿者,详见系统流程4.0.1
•协助残疾员工的个人,如果该员工的主管批准
•帮助有残疾的学生的个人, 经学校管理学院批准的

 

步骤5.19.3旅游管理
国有车辆、出租车辆、租赁车辆仅用于公务用车.  司机应持有有效的州驾照, 填写一份车辆使用同意书以取得驾驶记录表格, 并遵守一切与驾驶机动车辆有关的条例和法律, 系统指导5.19.3.1 .驾照记录检查, 及同意书-车辆使用同意书及索取驾驶纪录同意书.


飞机费用

任何州外旅行都需要获得副总统的批准.

如果旅行发生在国外,旅行请求也必须由大学校长签署 应包括签署的额外国际旅行表格*. 员工应确保旅行地点没有在以下网站的旅行警告下.

旅游报告

购买机票

旅行获得批准后,员工在购买机票时有两种选择.

  • BSU/NTC将只允许最低成本的机票.
  • 购买个人 & 通过员工费用报告寻求报销. 已付收据请附在附件. 记得在购买后60天内还款,以避免税务影响.
  • 向旅行社购票卡购票. 为了安排一天和时间来购买您的机票,请联系旅游办公室.

*BSU/NTC不能报销任何类型的旅行保险、旅行保护或座位选择. 这将是个人成本.

用里数代替机票

在特殊情况下使用个人车辆要求旅行的雇员,旅行社可以批准他们到州外旅行. 请注意,这需要事先获得旅行批准,并应在您的旅行请求中注明.

在特殊情况下使用个人车辆要求旅行的雇员,旅行社可以批准他们到州外旅行. 报销往返目的地的交通费用(包括在途中产生的任何额外费用,如里程), 额外的餐, (或住宿)限于最低的往返机票价格(基于员工乘飞机旅行的天数)。. 如果最低的往返机票只能由提前到达和/或多停留一晚的员工获得, 为了确定费用报销,在计算最低机票金额时,可能会包括额外的必要的酒店住宿和/或膳食的费用. 旅行授权书必须附有机票行程单. 最低的往返机票价格必须在员工费用报告或自助服务业务费用的费用描述中列出. 如果额外的酒店住宿和/或膳食包括在计算最低的机票, 这些额外费用必须逐项列出并附在州外授权中.

商业或公共交通通常应用于州外旅行,除了到与明尼苏达州接壤的社区(例如, 法戈运算). 前往边境社区的旅行被视为国内旅行.


奖励计划政策-机票,酒店,其他

明尼苏达州要求航空公司提供任何信用或其他福利, 酒店, 公共雇员的信用卡或其他奖励计划, 谁用公共资金支付BSU/NTC的旅费, 使提供拨款的公共机构获益. 这包括在特定天数后提供免费住宿的酒店. 员工或董事会受托人如因个人旅行频繁飞行或有航空公司常旅客计划,应获得单独的航空公司常旅客计划号,以便在使用国家资金时记录和报告积分或其他福利的接收情况,或在预订旅行前删除常旅客号码. 员工在申请差旅报销时,必须证明他们没有因个人用途而申领过飞行常客奖励或酒店奖励. 收到的任何福利都属于国家.


工作旅行中的个人旅行

如果员工把个人旅行和工作旅行结合起来, 员工只能报销在旅行的工作部分发生的费用. 例如:如果你要在工作活动前三天乘飞机离开,因为那三天是私人旅行, 你需要为参加工作活动所需的出行时间预估航班. 此文件将需要包括在您的旅行和车辆申请.


食物

员工须申报餐费的实际费用, 但报销金额不能超过以下列出的最高金额. 最高工资由劳资谈判和员工关系部门确定. 每次重新谈判合同时,任何或所有不同工会的费率都可能发生变化.

食品成本的限制

州内和州外
B-$9
L-$11
D-$16

高成本的食物:
对于所有的议价单位,某些主要的州外大都市地区报销在较高的比率.
B-$11
L-$13
D-$20

高成本的都市区

明尼苏达州立大学和明尼苏达州立大学的管理者计划也为明尼苏达州的亨内平县和拉姆齐县提供更高的膳食报销率.

事情要记住:

在Bemidji用餐是不报销的旅行身份. 伯米吉被认为是员工/学生的“家”.

当您的旅行开始时,早餐是允许的 之前 6:00 a.m.

当你的旅行结束时,晚餐是允许的 7:00 p.m.

如果员工的工作地点距离自己的工作地点35英里或以上,员工可以在正常的午餐时间内享用午餐.

特殊的食物, 如宴会用餐超过最大限度, 要求在活动之前提交一份特别费用申请.

根据美国国税局的规定, 在不需要过夜的旅行中报销餐费属于应税收入. 因此, 当费用支付时, 联邦, state, 联邦保险捐税法, 医疗保险税将从雇员的工资中扣缴, 费用将包含在员工的工资表W-2中. 无论员工是否产生住宿费,留宿过夜的区别都适用. (例如, 如果员工免费与朋友或亲戚住在一起, 该次旅行的任何膳食开支被视为带住宿的膳食(不纳税),),即使住宿费用不会获发还.)


住宿

员工被要求自行选择价格合理的住宿. 记得要求政府利率, 许多汽车旅馆/旅馆为州政府雇员提供更便宜的价格.

员工必须住在有执照的住宿场所. 员工住在亲戚家里不能报销, 朋友或私人财产. (包括Airbnb、VRBO、露营地等.)

的东西要记住

  • 所有住宿需提供收据正本,包括露营费用.
  • 如果住宿费用是由员工分摊的,应在费用报告中注明. 一名员工应使用原始收据报销,另一名员工应使用副本.
  • 明尼苏达州允许按单一费率报销. 员工应在收据上有单位证明单费率.
  • 学生旅馆房间-看 旅行社购票卡. 如果你必须亲自支付学生酒店房间的费用, 需要填写一份经批准的特别费用申请 & 批准.

会议注册

会议注册费可以个人支付,通过员工费用报告报销,也可以在线支付, 您可以联系旅游办公室,设定一天/时间来使用旅游购物卡.

If registration is exceeding $1000 per participant; a 特殊费用请求 needs to be completed & 批准. 一定要检查最上面的“员工费用报告”.


学生旅游

前往BSU/NTC的学生应完成 & 旅行前是否批准了学生旅行申请表格. 本页列出的旅行程序同样适用.

If students 是 taking a personal vehicle 和 will have other students as passengers; you must 被批准通过驾驶执照检查. 这是通过提交一个 车辆使用协议 Rosanne Erickson, 2号包厢. 此外,应附上当前保险卡的覆盖范围的副本 学生旅行请求

*车辆使用协议应在出行前最少两周提交

在返回时, 如果需要报销费用, 学生应提交一份学生费用报告, 分项收入. 如果发生的旅行与学生俱乐部/组织有关, 学生费用报告应使用俱乐部费用表格.

学生酒店房间-看 旅行社购票卡


国际旅行

为了进行国际旅行,必须批准旅行申请. 还记得, 它还需要大学校长的批准,并应该有一个签名的额外的国际旅行表需要附加,如果你是在一个国家的警告. 教员或工作人员将希望通过以下链接确保旅行目的地不在旅游警告之下.

旅游报告

的东西要记住

  • 您将报销在当前的高成本的国家旅行餐率.
  • 请务必将您的金额转换成美元.
  • 所有住宿都需要收据, 运输, 会议注册, 货币兑换费用.
  • 你的护照费用不能报销. 这是私人财产和个人开支.

杂项费用

允许报销的杂项费用

包括但不限于:

  • 出租车
  • 停车费
  • 行李费
  • 渡船 & 过桥费
  • 电话——实际记录在案的个人电话将以以下方式报销:每次旅行的最高报销金额为离家过夜次数乘以$3的结果.00. 理事会是2美元.00.

非可补偿费用

非报销费用包括但不限于:

  • 个人信用卡的年费或利息
  • 升级,额外服务,座位选择(包括旅行保险,旅行保护等)
  • 国家发行的购卡滞纳金、罚款或利息
  • 旅伴或家庭成员的费用
  • 旅行中与假期或个人日有关的费用
  • 个人现金或财产的损失或盗窃
  • 娱乐或娱乐费用,包括看电影
  • 护照
  • “失约”费用
  • 可选的旅行或行李保险
  • 交通或停车罚单
  • 不正确或不完整的费用报告
  • 洗衣或代客洗衣服务只按实际费用报销,不超过$16.在连续5天内员工处于出差state而不回家的情况下,每周支付00美元.

会员资格

发起会员和订阅付款的首选方法是使用购买订单或BSU购买卡, 而不是在员工费用报告上要求报销. 会员资格和订阅必须在其发生的适当的财政年度支付. 请不要离开会员,直到财政年度结束支付, 不要试图在不同的财政年度支付这些费用.

详情请参阅以下采购网站.

采购 & 物流


特殊费用批准 & 报销程序

Special expenses include but 是 不 limited to; 会议注册 fees over $1000, 超过国家规定限额的宴会用膳, 具有旅行资格的残疾员工的特殊费用, 与学生相关的旅行项目由教职员工支付, 超过州外最高报销限额的国际旅行费用. 应填写特殊费用申请表 & 事先批准,紧急情况除外. 分项收入 需要特殊的费用餐.


旅行之前

一旦差旅申请被批准,并在差旅办公室存档, 员工可以为即将到来的旅行申请旅行提前协议.

学生只应在没有教职员工的情况下,并在旅行将成为经济负担的情况下寻求预支. If faculty/staff 是 traveling; the amount needed to cover the student(s) costs should be included 和 不ed on their travel advance agreement. 如果教师/工作人员要支付学生项目的费用,还需要填写特殊费用申请表格. 看到 学生提前旅行协议 预付款可以/不可以用来做什么.

可以提前包括的项目

  • 机票(含行李费)
  • 住宿
  • 会议注册
  • 出租车,公交车,火车

不能提前包括的项目

  • 里程

预支旅费

批准的旅行申请表格需要存档. 员工应提交一份差旅预签表. 预付款是通过员工每两周的薪水获得的. A paper check will only be issued if there is 不 sufficient time to request a payroll advance; however, 旅行者必须提交凤凰彩票为什么时间线不允许工资预支的文件. 此文件应由主管签署.

请在旅行前至少3周提交书面材料. 一次只能预支一笔,预支金额至少为50美元.00.

提醒凤凰彩票棋牌, 在你回来后 应在最后旅行日期后28天内提交最终费用报告和适用收据, 一定要把预支的项目写进去. 


旅行社购票卡

差旅办公室有一张购物卡,可以用来支付一些员工的差旅费用. 批准的旅行申请表格必须存档. 请与旅行社联系,以便安排一天/时间来预订. 请确保您提前一两天与旅行社联系,以确认是否有预订.

这取决于旅行/预订的人,以确保选择正确的细节. 如果需要取消预订并收取费用,将由旅行/预订的人负责. 请确认您的预订!

旅行办公室p卡可用于的项目

  • 航班
  • 在线会议注册
  • 学生酒店房间-需要立即付款收据. 入住时需使用个人信用卡以备不时之需. (如Expedia、Priceline、Travelocity等网站)

美国国税局凤凰彩票费用的税收政策

业务费用在发生后60天内报销.  如在60天内未提交, 联邦政府要对偿还的费用征税, state, 联邦保险和医疗保险:必须扣缴.  例子如果你买了一张机票, 支付注册费, 或在旅行日期前60天以上发生与旅行有关的任何其他费用, 你必须在60天的截止日期之前提交你的已付收据和费用报告,以避免税务影响.  您将报销这些“旅行前”的费用,然后在旅行结束时,您将跟进剩下的费用.


收据

所有费用均须提供收据正本 除了:

  • 出租车
  • 以小费或小费的形式提供行李服务
  • 停车计时器

信用卡对账单或已取消的支票均不接受收据.

收据应逐项列出,并显示以下资料:

  • 名称和位置
  • 日期
  • 每项收费的详细说明和金额,如住宿、膳食和电话
  • 员工支付的总金额及日期

经公证的旅行收据宣誓书 应该只在最后才使用,以获得无法获得的收据吗. 员工应尽量获得原始收据.  校园公证员链接如下,记得带有照片的身份证.

校园公证人


员工费用报告

一般说明,要记住的东西

  • 所有签名必须是原件.
  • 如果你要求通过工资预支,你需要在28天内提交报告.
  • Your expense report should be filled out in its entirety; including name, 家庭住址, 谈判单位, 工资单州员工ID #, 等. 所有收据必须是原件. 所有已付支票及信用卡账单副本 代替原始收据. 记住,你的旅行开始和结束的时间必须在你的报告中.
  • 在会计年度结束时,所有差旅费用报告必须提交给差旅办公室. If 不 received by the deadline issued by the Travel office; the expense will be charged against the next fiscal year budget.
  • 所有文件通过审核后,原件送到旅游办公室5号箱.
  • 员工应该只提交费用.
  • 员工不应该承担其他员工的费用. 如有需要,员工可以要求预支工资. 看到 旅行之前.
  • 未能及时正确填写表格可能会导致费用项目被拒绝和/或付款延迟.

取消了旅行

如果你的旅行取消了,请立即通知旅行社. 如果收到用BSU/NTC资金支付的项目退款, 这应该归还给旅行办公室,并存入指定的帐户. 如果收到代金券, 收到代金券后应通知差旅办公室,因为这些代金券仅用于未来与BSU/NTC相关的差旅.


路由表格

Employee > Immediate Supervisor > Department Chair, 主任或院长, Vice President > Special Accounts Coordinator (PDF,论坛,猪), 总统(国际旅行).

然后表格被发送到旅游办公室,第5栏.


旅游联系

  • 电话:
  • 框# 5